Costos y Presupuestos

sábado, 10 de agosto de 2013

Utilidad Vs. Costos




Publicado por Ing. José Cordero

Jcordero@nanotec.com.pe

martes, 8 de noviembre de 2011

Costos de Produccion para la Contabilidad de Costos

Desde ya hace mucho tiempo las mayoría de las Empresas Industriales, vienen experimentando cambios en la forma de llevar el control de la mismas, en la actualidad se han creado herramientas las cuales nos facilitan tener un mejor análisis de nuestra administración, pero aun no encontramos la adecuada para poder controlar y administrar nuestros Costos y poder tomar una decisión.

Muchas empresas especializadas ofrecen solucionar estos problemas de los costos, pero para conocer realmente  los problemas debemos en primer lugar tener una política de orden empresarial.

Hace ya un tiempo vengo haciendo un análisis de este problema, y he podido recoger muchas necesidades de diversas empresas de diferente rubros  gracias a los cursos que he venido dictando.

Bueno con esto no se pretende inventar la pólvora, simplemente que esto ayudara a muchas personas a solucionar muchas dudas sobre el tema de los Costos Industriales.

Antes de empezar, quiero agradecer a Dios por todos los conocimientos que el me dio y a toda mi familia y a mis  3 hijas Fiorella, Fabiola y Fernanda que son mi inspiración y adoración.

Bueno estimados amigos manos a la obra.

Los costos se dividen en 2 grandes grupos

  - Costos de Producción  (Parte operativa)
  - Contabilidad de Costos (Parte de Gestión Financiera)

Las personas que analizamos costos, buscamos la mejor manera de poder amarrar la información necesaria para poder ver el resultado final del negocio, para esto casi nunca nos detenemos a observar cual es la mejor forma de poder buscar un mecanismo que nos ayude a nuestros objetivos; en lo particular y basado en mi experiencia utilizo el tema de las "Lineas de Producción", estas lineas de producción son las que me permiten asociar todos los elementos y/o recursos incurridos en la producción y relacionar lo con las lineas antes mencionadas. 

Cualquiera de ustedes se preguntara ¿Porque?, y aquí les explico.

Cuando creamos el Código de nuestro producto terminado y/o manufacturado, tenemos lo siguiente; Supongamos que vamos a fabricar un producto nuevo para nuestra empresa cuyo nombre sera:

           VASO TÉRMICO DE CONSERVACION 1252

Su código es: 10201201, cuya estructura esta explicada en este pequeño ejemplo.


donde "10" es la linea de producción, la cual me permitirá acumular los elementos incurridos

Por ejemplo:


El código que esta ubicado en la parte superior del cuadro de la estructura de costos, es el código y dominación del producto a manufacturar, y los datos consignados dentro del cuadro son los materiales y costos que se utilizaran para fabricar nuestro producto terminado.   Como se observa nuestro producto terminado empieza con los dos primeros dígito "10" y según nuestra explicación lineas arriba "10" corresponde a la linea de producción; quiere decir que todos los materiales que vayan asociados a esta linea estarán relacionados a la misma.

Resumiendo la Linea de Producción "10" en Materiales totales tiene un Costo  de $ 24.24

De esta forma lo que hemos logrado es decir cuanto de material y que cantidad consumió nuestra "Linea de producción".

Pongamos otro ejemplo:

Imaginemos que tenemos los siguientes productos

10201201 VASO TÉRMICO DE CONSERVACION 1245
10201115 VASO TÉRMICO DE CONSERVACION C/ASA METAL 1048
20153245 JARRA TÉRMICO DE CONSERVACION C/ASA C/DISEÑO 1145
20154525 JARRA TÉRMICO DE CONSERVACION C/ASA S/DISEÑO 1033



Resumiendo este ejemplo seria como sigue

                              Linea de Producción                        Total Materiales consumidos S/.
                                         10                                                  S/.   52.25
                                         20                                                 S/.  127.51

¿Que hemos conseguido?, que gracias a nuestra estructura de códigos podamos saber cuanto se consumió para cada "Linea de Producción", porque los 2 primeros dígito como ejemplo están asociados a todos los materiales incurridos para su manufactura.

Como hemos podido ver con todos estos ejemplos la importancia de los códigos con relación a nuestros costos, es la única forma de poder relacionar nuestros elementos con relación a cada "Linea de Producción".

Es también importante que el modulo de INVENTARIOS tenga una adecuada configuracion para relacionar correctamente los movimientos logísticos relacionados a Costos.


1. Costos de Producción

Se dice que todo lo fabricado tiene un costos, pero no solo pensemos en costos dentro de la producción, también como todos lo sabemos existen costos indirectos de fabrica y gastos de la misma forma.

Estructura de una Orden de Producción

  1. Cabecera del documento (Donde se indicaran los siguientes datos)
  • Número de Orden de Fabricación
  • Número del pedido de Fabricación que va asociados al número de pedido de ventas
  • Código del producto que se fabricara (Código de producto terminado)
  • Linea de producción
  • Tipo de Orden de trabajo (El cual nos ayudara a realizar las imputaciones de los costos y sus clasificaciones).
  • El estado del documento



Ustedes se han puesto alguna vez a pensar que sucedería si la materia prima que usualmente usamos en la producción se convierte finalmente en un gasto y no en costo, para algunas personas se podrían confundir con este tema pero les voy ha explicar.

Con el campo de Tipo de O/T basta con colocarle el motivo del cual estamos emitiendo este documento "Orden de Producción" para que automaticamente estemos definiendo si se trata de un costos ó un gasto cabe recalcar que si el tipo de Orden de fabricación es para algún mantenimiento de Oficina ó Planta, se tendrá que consignar en el campo "C de C" a que centro de costos se tendrá que imputar el costo indirecto y/o gasto.





En este pequeño ejemplo de este diagrama, podemos observar que no interesa como consumamos nuestras materias primas y/o suministros en general, lo que nos ayudara a clasificar y/o imputar  nuestros costos serán los tipos, es decir que nuestra Ordenes de trabajo en la parte de la cabecera del documento deberá tener un campo donde nosotros le indiquemos porque motivo se esta generando una Orden de producción.

Así como todo documento que se emite en un sistema las Ordenes de Producción, también tiene estados de documento, ¿Que son los estados? .  Vamos a explicarlo

Existen los siguientes estados:

  • Emitido
  • Lanzado
  • En proceso
  • Cerrado
  • Liquidado
EMITIDO:

Es cuando se realiza la explosión de materiales en la Orden de Producción  y este documento se encuentra como generado el documento, en este estado aun no se esta consumiendo ningún recurso.

Dentro de estado estado lo que se hace es hacer una primera validación, de los materiales necesarios y disponibles que tenga el almacén para la producción un (MRP)

Con este estado se genera un "Cuadro de Necesidades", es decir se genera un Requerimiento de producción al almacén de materiales y suministros, basado al contenido de las Ordenes de Producción.

Recién cambia de estado a "Lanzado" cuando los materiales han ingresado a nuestro almacén de materiales y suministros y es programada la producción.

LANZADO:


Una vez que ya tenemos todos los recursos necesarios para nuestra producción, pasamos al panel de programacion de Ordenes de Producción y comenzamos a programar, una vez programado nuestras ordenes, el estado de este documento cambiara automaticamente de "EMITIDO" a "LANZADO" 



En este proceso siguiente podemos observar que las Ordenes de Producción 51383,51385,51387 se están programando para la Semana 1, Semana2 y la Semana 8 Respectiva mente.   De esta manera una vez programada las Ordenes de producción su estado sera cambiado.




 EN PROCESO:

Cuando las Ordenes de Producción se encuentra en este estado, es cuando cualquiera de de los elementos asignados están siendo consumidos, es decir de estado "LANZADO" a cambiado "EN PROCESO", los recursos que se van consumiendo se van registrado en nuestra hoja de costos y hasta que no este la producción al 100%  terminada se considerara que se encuentra en este estado.

Datos adicionales a este estado "EN PROCESO"

Las entregas parciales que se realicen de los Productos Terminados y/o manufacturado al almacén deben ser valorizadas al costos estándar para nuestro kardex no este sin costo, luego que es terminada nuestra Orden de Producción en su totalidad, al momento de valorizar la hoja de costo realizara un ajuste por la diferencia y ajustara (+) ó (-) nuestro costos del producto para llevarlo al costos real. 

CERRADO:

Existe un transito de Analices de nuestras Ordenes de Producción, en este estado es cuando ya la producción fue terminada al 100% y entregada al almacén, pero tenemos que analizar si sus elementos incurridos en esta producción fueron consumidos correctamente, es decir que en este estado podremos hacer todas las correcciones necesarias para poder tener un resaltado óptimo de nuestros costos.

LIQUIDADO:

Este es el estado final y de confirmación de los costos que se encuentran listos para ser Contabilizados y/o llevados a los registros contables, hacia las cuentas analítica donde serán luego transferidas a las cuentas financieras, en este esta una vez contabilizados ya no se podrá hacer ninguna molificación en los procesos de información.


Dentro de los procesos de acumulacion de los datos para los Costos de Producción, existen 3 procesos principales.

  1. El Kardex ó también llamado por los contadores el Libro Mayor Auxiliar de Inventarios.
             - Este esta conformado por transacciones y/o operaciones logísticas
             - Cada operación y/o transacciones nos dice porque motivo fue consumido el material ó suministro
             - Para los consumos de materiales de producción se tiene que manejar a través de un documento
                que tiene como nombre "VALE DE CONSUMO DE MATERIALES".

    2. El  segundo registro que debemos acumular para el calculo de los Costos de Producción, es el segundo
        segundo elemento conocido como "Mano de Obra"

El registro de actividades mas conocido como "TAREO" es la hoja de control de los trabajadores por sección donde se asignan a que tarea fueron asignadas.

Por ejemplo:


Como resultado en las Ordenes de Producción se han imputado los Costos Horarios de acuerdo a cada cantidad de horas consumidas como muestra el cuadro a continuación.



 De esta manera lo que hemos echo gracias al registro de actividades "TAREO" nos permitio poder imputar e identificar que trabajadores estuvieron asignados a cada Orden de produccion.
Este registro nos ayuda identificar cada trabajador a que actividad se ha dedicado y que Orden de Producción fue imputado su tiempo y cual es su costo horario.     

¿Es importante saber cuanto tiempo se dedica cada trabajador en cada proceso productivo?

CLARO QUE SI Y VEAMOS PORQUE

Cada uno de los trabajadores tienen diferentes remuneraciones (Salarios y/o Costos horario).
Que nos convendría a nosotros si quisiera fabricar algún producto y tuviéramos que decidir cual de los tres trabajadores me cuesta menos su mano de obra, pues con esta información podría saber que el trabajador DIEGO DE LA TORRES H. es el mas barato en mano de obra, entonces en los trabajos con siguientes seria mejor programar su actividad de el a mis próxima Ordenes de produccion.

Lo que siempre debemos tener en cuenta para poder analizar nuestra información de costos es saber de donde vienen estos registros, como sabemos vienen de tres puntos importantes que son:

  1. El Modulo de Inventarios - Kardex - "Consumo de Materiales para la produccion"
  2. Modulo de produccion - Ordenes de trabajo - , - Registro de Actividades "TAREO" y sus Estados
  3. Modulo de Contabilidad - Costos Indirectos -,  los cuales son contabilizados, los costos indirectos de fabricacion están conformados por dos datos
  • Los que vienen de produccion (Mantenimientos, Fabricacion de activos, etc)
  • Los que contabilidad provisiona como Costos indirectos (Electricidad, Agua, Seguro, Servicio de Vigilancia, Planilla de la mano de obra indirecta etc)
Con estos dos datos del Modulo de Contabilidad y Producción, obtenemos el "Costos Indirecto de Fabriacion".
 
Con todos estos registros tendremos que contruir nuestra información de costos.
En el próximo Blog les explicare como podemos construir nuestros registros de información de costos, aquí un ejemplo del proceso.




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